Dans les coulisses : Plateforme Saas de rdv business on demand
LesBigBoss, acteur majeur dans l'organisation d'événements B2B, souhaitait étendre son offre en créant une plateforme 100% digitale pour connecter en continu porteurs de projets et prestataires de solutions. L’objectif était de concevoir une solution intuitive et efficace qui réponde aux besoins variés d'une communauté active, tout en facilitant la génération de leads pour l'entreprise.
Le défi majeur résidait dans l’optimisation de l'inscription des décideurs et l'ajout de leurs projets, afin de proposer un matching pertinent avec les prestataires. Parallèlement, il était essentiel d’offrir des packs de rendez-vous et d'autres avantages attractifs pour les prestataires, pour maximiser l’engagement et les opportunités commerciales.
Contexte et enjeux d'une plateforme événementielle digitale B2B
La mission de la plateforme était de simplifier au maximum l’expérience pour les décideurs, leur permettant de soumettre facilement leurs projets. Cela avait pour but d'engager une communauté active et de créer des connexions rapides et pertinentes avec les prestataires.
D’un point de vue business, l'objectif était de générer de la valeur immédiatement pour les prestataires tout en respectant l’équilibre avec les événements physiques de l’entreprise, sans les cannibaliser. Il était crucial que la plateforme réponde aux attentes des prestataires (qui avaient déjà payé pour des packs) en permettant la mise en place rapide de rendez-vous via la visio notamment.
D’un point de vue produit, la priorité était de livrer un MVP fonctionnel, permettant aux rendez-vous de se tenir rapidement, et de mesurer la réussite via des KPIs comme :
Taux de conversion des décideurs inscrits vs projets soumis.
Engagement des prestataires sur la plateforme.
Nombre de rendez-vous générés et leur taux de satisfaction.
Génération de leads qualifiés pour l'entreprise.
1. Vision produit et objectifs
Je suis intervenue 6 mois après le lancement du projet, alors que le MVP n'était pas encore livré et que les fonctionnalités prévues avaient évolué en fonction des ventes et des engagements commerciaux.
L’équipe de développement travaillait en Scrum avec des sprints de 15 jours et mon rôle était de remettre en place la vision produit, de prioriser les fonctionnalités et de guider l'équipe vers un produit cohérent et fonctionnel.
Les priorités ont été définies autour des besoins essentiels de la plateforme, à savoir :
La fonctionnalité visio : la possibilité pour chaque rendez-vous accepté de générer une visioRoom cryptée. Cette fonctionnalité était primordiale pour garantir la qualité et la sécurité des échanges.
Une fois cette fonctionnalité livrée, nous avons pu nous concentrer sur les aspects suivants :
La prise de rendez-vous (avec certaines restrictions pour les prestataires n’ayant pas souscrit à un pack).
Le développement des fonctionnalités clés comme le parcours d’inscription, les clubs d’échanges, l’espace personnel et un système de nomenclature sophistiqué pour faire correspondre les besoins des différents types de membres.
Afin de suivre l’évolution du projet, nous avons utilisé Jira pour la gestion des sprints et des priorités, et Confluence pour la documentation. Cela a permis de suivre de manière fluide l’avancement du produit et de garantir une bonne communication entre les équipes. Pour le suivi des chantiers de la roadmap, nous avons également intégré Miro, un outil collaboratif visuel, afin de cartographier les grands axes de travail, définir les priorités et ajuster les étapes en temps réel. L'outil a facilité la collaboration entre les équipes, en permettant une vue d’ensemble claire et partagée de la progression des différents chantiers.
2. Méthodologie et approche
Pendant plus d'un an, j’ai piloté plusieurs chantiers/epics pour faire évoluer la plateforme.
Voici les fonctionnalités les plus stratégiques qui ont mobilisé une grande partie de mon temps :
3. De GRANDS chantiers
Enjeu :
Finaliser la VisioRoom avec les fonctionnalités minimales essentielles, tout en assurant une expérience fluide et sécurisée pour les utilisateurs. Des problèmes techniques étaient apparus, notamment des coupures pendant les appels, des problèmes sur la gestion du son (le son ne se coupait pas correctement) et le partage d'écran qui une fois lancé, affichait un écran noir.
Phase 1 - Analyse :
Lors de mes phases de tests, j’ai rencontré plusieurs soucis techniques. J’ai donc dû faire un état des lieux de ce qui avait déjà été développé pour comprendre les raisons des coupures audio/vidéo et des problèmes de connexion. J’ai également recueilli les retours des utilisateurs pour mieux cerner les points de friction. Cette phase a consisté à analyser les causes sous-jacentes de ces problèmes et à prioriser les corrections à apporter.
Phase 2 - Développement :
J'ai créé des User Stories (US) pour corriger les problèmes de déconnexion et de gestion du son. L'objectif était d'implémenter les solutions nécessaires pour garantir une gestion stable de la visio (entrée, sortie, qualité audio/vidéo). Pour cela, nous avons dû tester plusieurs solutions techniques pour améliorer la stabilité de l’outil et faire en sorte que l’expérience utilisateur soit fluide. Un gros travail a été effectué sur l'interface utilisateur pour qu'elle soit intuitive et que l'utilisateur puisse facilement rejoindre ou quitter une visio sans difficulté.
Phase 3 - Tests :
Les tests ont consisté à vérifier la qualité de l'échange audio/vidéo et la stabilité de la connexion. Nous avons également effectué des tests de performance pour s'assurer que la plateforme supportait bien un grand nombre d’utilisateurs en même temps, notamment lors de périodes de forte activité. Cette phase a permis de vérifier la bonne gestion de la qualité de la visio et a permis de corriger les derniers bugs avant le lancement.
La VisioRoom
Résultat :
La VisioRoom a été finalisée avec des appels audio et vidéo stables et de qualité, offrant ainsi une expérience plus professionnelle et sécurisée. Les utilisateurs peuvent désormais entrer et sortir des rooms correctement, et la qualité de l’échange est opérationnelle.
Enjeu :
Définir un système de prise de rendez-vous complexe qui tienne compte des fuseaux horaires, des créneaux horaires multiples, des refus et des propositions de nouveaux créneaux, tout en permettant un suivi détaillé dans le tableau de bord des utilisateurs. Il fallait également définir quel type de membre pouvait faire des sollicitations, ce qui a ajouté une complexité supplémentaire dans l’administration de la plateforme.
Phase 1 - Analyse :
L'analyse a impliqué la compréhension du besoin fonctionnel détaillé : comment gérer les fuseaux horaires, les différents cas de figure où un membre propose un créneau, accepte ou refuse, et comment cela devait se refléter dans l'interface utilisateur et le tableau de bord. Il fallait également définir des critères d’acceptation clairs pour chaque type de membre et les processus associés pour la gestion des rendez-vous.
Phase 2 - Développement :
Le développement a été complexe. Nous avons créé un système de prise de rendez-vous où un membre peut proposer un créneau, mais aussi accepter ou refuser une proposition, avec une gestion automatique des fuseaux horaires. Le tableau de bord a été développé pour permettre aux utilisateurs de suivre leurs demandes, leurs acceptations/refus, et leurs rendez-vous passés. Nous avons aussi dû intégrer des systèmes d’alertes par e-mail pour tenir les membres informés des évolutions de leurs rendez-vous.
Phase 3 - Tests :
Cette phase a consisté à tester la gestion des fuseaux horaires, les différents cas de figure (acceptation, refus, nouvelle proposition) et l’intégration de ces actions dans le tableau de bord. Nous avons effectué de nombreux tests pour s'assurer que les utilisateurs comprenaient bien comment gérer leurs rendez-vous et que le système était intuitif et réactif. Un test approfondi a également été réalisé pour vérifier que les alertes par e-mail fonctionnaient bien et étaient envoyées au bon moment.
Résultat :
La prise de rendez-vous a été pleinement fonctionnelle avec un système de gestion des créneaux, de suivi des demandes, et des alertes automatiques. Les utilisateurs peuvent maintenant gérer leurs rendez-vous de manière fluide, avec une expérience personnalisée et sans confusion, même en tenant compte des différents fuseaux horaires.
La prise de rendez-vous
Enjeu :
Faciliter la mise en relation entre porteurs de projets et prestataires en créant un algorithme de classification capable de proposer des correspondances précises et pertinentes. L’objectif était de permettre aux membres de trouver rapidement des partenaires correspondant à leurs besoins, tout en rendant le système flexible et évolutif.
Phase 1 - Analyse :
Nous devions concevoir un système de mise en relation basé sur des critères précis et hiérarchisés. Pour cela, un système de classification a été défini, comprenant jusqu’à trois niveaux pouvant être imbriqués ou autonomes.
Un autre enjeu était la gestion des nomenclatures : permettre l'importation de fichiers, la duplication et la modification de ces classifications afin de garantir une expérience fluide et adaptable aux besoins évolutifs des utilisateurs.
Phase 2 - Développement :
Les développeurs ont utilisé le coefficient de Jaccard pour construire l’algorithme. Le principe :
Chaque membre sélectionne une ou plusieurs nomenclatures en fonction de ses besoins.
L’algorithme identifie les prestataires correspondant en analysant ces choix.
Une pondération est appliquée sur chaque critère sélectionné afin de déterminer leur importance relative.
Un score de matching en pourcentage est ensuite attribué pour que l’utilisateur puisse visualiser la pertinence de chaque mise en relation et prendre une décision en toute autonomie.
Phase 3 - Tests :
Nous avons effectué des tests approfondis pour valider :
La pertinence des suggestions générées par l’algorithme.
La flexibilité du système face aux mises à jour des nomenclatures.
L'expérience utilisateur (UX) : s'assurer que le système était compréhensible et utilisable sans assistance.
Résultat :
L’algorithme a permis d’améliorer la précision des mises en relation et a facilité la recherche grâce à un système de filtrage avancé. L'intégration d'un système de nomenclature structuré a simplifié la gestion des besoins utilisateurs et a favorisé une adoption rapide de la plateforme.
L'algorithme de matchmaking
Bien sûr, ces développements ne sont qu’un aperçu du travail réalisé. À la fin de ma mission, le MVP était prêt et d’autres avancées avaient été faites. Mais ce projet n’a pas été sans défis, notamment sur le plan humain et organisationnel.
Challenges rencontrés :
Un manque de motivation et d’alignement dans l’équipe
Le projet avait connu plusieurs départs et arrivées, entraînant une perte de repères.
Des tensions existaient entre les équipes front-end et back-end, créant un manque de collaboration.
L’équipe s’était enfermée dans le cadre du Scrum, en oubliant l’importance de la communication et de la transparence.
Un mode de travail difficile à adapter
L’équipe préférait avancer un sujet à la fois, alors que le projet nécessitait de travailler sur plusieurs épics en parallèle.
Cette approche créait de la frustration et un manque d’efficacité.
Un manque de visibilité sur le projet et les responsabilités
Certains développeurs hésitaient à prendre certains sujets, par peur de perdre trop de temps, notamment sur des fonctionnalités qu’ils n’avaient jamais touchées.
La roadmap et l’état d’avancement du projet n’étaient pas toujours accessibles ou bien compris par tous.
Solutions et apprentissages :
Réunir et réaligner les équipes : J’ai organisé plusieurs ateliers et réunions pour rappeler les enjeux de la plateforme, les attentes des stakeholders et recréer du lien entre les équipes.
Adapter la gestion des sprints : Plutôt que d’imposer trop de sujets à la fois, j’ai limité à trois le nombre de sujets différents par sprint, afin d'éviter la surcharge et de garder la motivation.
Miser sur la transparence : Le format de la roadmap ne convenait pas à toute l'équipe. Alors nous avons mis en place des documents de suivi et rendu la roadmap plus accessible à tous pour que l’équipe puisse mieux anticiper les évolutions du projet.
Encourager la montée en compétence : Avec le CTO, nous avons encouragé les développeurs à sortir de leur zone de confort, en leur donnant des opportunités d’explorer de nouvelles fonctionnalités, tout en leur apportant un cadre rassurant.
Ce que j’en retiens :
La communication individuelle et collective est clé pour garder une équipe engagée et alignée sur les objectifs.
L’agilité doit rester un moyen, pas une contrainte : il faut savoir adapter la méthode aux besoins réels du projet et de l’équipe.
Donner de la visibilité sur la roadmap et les décisions aide à créer un engagement durable.
4. Challenges et enseignements
L’entreprise a choisi de ne pas promouvoir la plateforme en dehors de ses événements, par crainte de cannibaliser ses offres existantes. L’outil a donc été positionné comme une extension, facilitant le networking pour :
Les participants qui n’avaient pas pu venir
Ceux qui avaient raté certains rendez-vous
Malgré cette limitation, l’impact a été concret :
50 décideurs ont trouvé les bons partenaires pour leurs projets urgents en un temps record
Le système de nomenclature a simplifié et accéléré le processus de mise en relation
Résultat : une augmentation notable du taux de conversion des leads
Après mon retrait du projet, l’entreprise a décidé de prioriser d’autres fonctionnalités, comme :
Un système d’abonnements avec différentes solutions de paiement
De la gamification via du earn & burn
Des clubs d'échanges entre pairs
Cependant, en avançant trop vite sur de nouvelles fonctionnalités, ils ont perdu de vue l’objectif initial de la plateforme : valider le produit avec les utilisateurs et itérer en fonction de leurs retours.
Un bon produit ne se construit pas uniquement en empilant des fonctionnalités, mais en s'assurant qu'elles répondent à un usage réel et apportent une valeur concrète aux utilisateurs. L’UX/UI et la gestion des données se révèlent être de puissants leviers pour améliorer l’expérience et optimiser la conversion. Mais surtout, un projet digital ne peut être pérenne que si l'on garde une vision claire et alignée avec les besoins des utilisateurs, en restant à l’écoute et en ajustant les priorités en conséquence.
